일의 우선순위를 정하는 법: 아이젠하워 매트릭스 활용하기

 

 아이젠하워 매트릭스란 무엇인가?

 

우리는 매일 수많은 업무와 과제에 직면하지만, 모든 일이 동일한 중요도를 가지는 것은 아니다.

 

아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)는 업무를 효과적으로 분류하고 우선순위를 정하는 강력한 도구다.

 

이 매트릭스는 미국 대통령 드와이트 D. 아이젠하워가 사용한 시간 관리 원칙에서 유래했으며, 중요한 일과

긴급한 일을 구분하여 최적의 의사 결정을 내릴 수 있도록 도와준다.

 

매트릭스는 크게 네 가지 영역으로 나뉜다:

① 긴급하고 중요한 일,

② 중요하지만 긴급하지 않은 일,

③ 긴급하지만 중요하지 않은 일,

④ 긴급하지도 중요하지도 않은 일.

 

이 네 가지 범주를 활용하면 하루의 업무를 보다 체계적으로 정리하고 효율적으로 수행할 수 있다.

 

 

 아이젠하워 매트릭스의 네 가지 영역

1. 긴급하고 중요한 일(Do): 즉시 수행해야 하는 업무로, 마감이 임박한 프로젝트, 위기 대응, 건강 문제 등이 포함된다. 이 영역의 업무는 미리 준비하지 않으면 급박한 상황을 초래할 수 있다.
2. 중요하지만 긴급하지 않은 일(Schedule): 장기적인 목표와 관련된 일들로, 계획적인 접근이 필요한 업무이다. 예를 들어, 자기 계발, 네트워킹, 전략 기획 등이 여기에 해당한다. 이 영역의 업무에 집중하면 궁극적으로 생산성을 극대화할 수 있다.
3. 긴급하지만 중요하지 않은 일(Delegate): 즉각적인 대응이 필요하지만 반드시 본인이 해야 하는 일은 아닌 업무들이다. 예를 들어, 회신이 필요한 이메일, 일부 미팅 등이 포함될 수 있으며, 가능한 경우 위임하는 것이 효과적이다.
4. 긴급하지도 중요하지도 않은 일(Eliminate): 불필요한 활동으로, 주의를 산만하게 하는 SNS, 과도한 TV 시청, 의미 없는 회의 등이 이에 해당한다. 이 영역의 일들은 최대한 제거하여 시간을 확보하는 것이 중요하다.

 

아이젠하워 매트릭스를 활용한 우선순위 설정 방법

 

아이젠하워 매트릭스를 효과적으로 활용하기 위해서는 먼저 현재 자신의 업무를

객관적으로 분석해야 한다.

 

우선, 하루 동안 수행해야 할 모든 업무를 리스트업한 후, 각각의 업무를 네 가지 영역에 분류한다.

 

중요한 기준은 ‘이 일이 나의 장기적인 목표에 기여하는가?’와 ‘즉각적인 대응이 필요한가?’를

고려하는 것이다.

 

업무를 분류한 후에는 ① 긴급하고 중요한 일부터 즉시 처리하고,

② 중요하지만 긴급하지 않은 일은 일정을 잡아 계획적으로 진행하며,

③ 긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람에게 위임하고,

④ 긴급하지도 중요하지도 않은 일은 과감하게 제거하는 전략을 취해야 한다.

 

이러한 방식을 꾸준히 실천하면 불필요한 업무에 시간을 빼앗기지 않고,

중요한 일에 집중할 수 있다.

 

 실생활에서의 적용과 효과적인 활용 팁

아이젠하워 매트릭스를 실생활에 적용하면 업무뿐만 아니라 개인 생활에서도

효과적인 시간 관리를 할 수 있다.

 

예를 들어, 직장에서는 중요한 프로젝트 일정 관리를 체계적으로 할 수 있으며,

개인적으로는 운동, 독서, 자기 개발 등의 시간을 확보하는 데 도움이 된다.

 

또한, 매트릭스를 활용할 때 디지털 도구를 함께 사용하면 더욱 효율적으로 관리할 수 있다.

 

Trello, Todoist, Notion과 같은 생산성 도구를 활용하여 업무를 시각적으로 정리하면

한눈에 파악할 수 있으며, 자동 알림 기능을 설정하면 중요한 일정을 놓치지 않을 수 있다.

 

하루의 업무를 시작하기 전에 5~10분 동안 아이젠하워 매트릭스를 활용해 계획을

세우는 습관을 들이면  더욱 체계적인 업무 수행이 가능하다.

 

이처럼 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 불필요한 업무 부담을 줄이고,

본질적으로 중요한 일에 집중하는 효과적인 습관을 만들 수 있다.